Là một chủ doanh nghiệp, bạn muốn tập trung thời gian, sức lực và tiền bạc của mình vào bức tranh toàn cảnh, vào tư duy chiến lược vĩ mô hơn là việc suốt ngày chỉ biết chăm chăm làm việc cho chính doanh nghiệp của mình. Ở ActionCOACH chúng tôi gọi đó là để doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả ngay cả khi không có mặt của chủ doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần tạo ra bản mô tả công việc của chính mình với tư cách là một người chủ.
Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể dành toàn bộ công sức, thời gian trong ngày cho công việc kinh doanh của mình. Bạn làm việc 12h thậm chí là 18h mỗi ngày vẫn chưa cảm thấy đủ. Bạn có thể làm mọi công việc từ việc gặp gỡ khách hàng, tuyển nhân viên, đào tạo đội ngũ… không có vấn đề gì cả. Nhưng nếu bạn đã 10 năm làm chủ doanh nghiệp mà vẫn ngày ngày làm những công việc này, thì đó là một vấn đề lớn. Bạn không thể duy trì điều đó mãi mãi được, vì việc dành quá nhiều thời gian cho doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bạn đã bỏ qua biết bao nhiêu cơ hội tốt ở ngoài kia.
Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp thương mại, sinh lợi, và vận hành hiệu quả ngày cả ngay vắng mặt chủ doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn điều hành một doanh nghiệp thực sự thành công, bạn không thể làm việc trong doanh nghiệp của mình mãi mãi; bạn phải đạt đến điểm mà bạn có thể thoát ra khỏi nó. Điều tiếp theo đây có thể khiến bạn ngạc nhiên, nhưng thực tế là tất cả đều bắt đầu từ một công việc tưởng chừng như đơn giản: viết bản mô tả công việc của chính bạn.
Đó là lý do tại sao bài viết này sẽ chia sẻ cho bạn cách viết bản mô tả công việc của một người chủ doanh nghiệp để bạn có thể hiểu rõ những gì bạn cần phải làm và những gì bạn có thể truyền đạt lại cho người khác. Hãy đọc đến cuối bài viết để biết được đâu là chìa khóa để đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn hay nói khác đi đó là: làm việc ít, đi chơi nhiều mà tiền vẫn chảy về túi.
Xem thêm: 6 nấc thang của doanh nhân
Tại sao cần mô tả công việc với tư cách là chủ doanh nghiệp?
Có thể khi đọc đến đây, bạn đang suy nghĩ: "Tôi có thực sự cần làm điều này không?" Hoặc"Tôi quá bận rộn cho việc này và tôi đã biết mình phải làm gì hàng ngày."
Nhưng thẳng thắn mà nói, kiểu suy nghĩ đó sẽ hạn chế không chỉ tiềm năng doanh nghiệp của bạn mà còn cả tiềm năng của chính bạn với tư cách là chủ sở hữu. Bạn thấy đấy, để phát triển một doanh nghiệp hoạt động mà không có bạn và cuối cùng có thể thoát khỏi nhiều công việc bạn đang làm hiện tại, trước tiên bạn phải hiểu vai trò của mình với tư cách là chủ doanh nghiệp thực sự là như thế nào.
Có một tầm nhìn rõ ràng về vai trò của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp (hoặc nên là) là vô cùng hữu ích vì nhiều lý do, nhưng đây là ba lý do hàng đầu:
1. Bản mô tả công việc giúp bạn có thể ủy quyền
Khi bạn hiểu vai trò hiện tại của mình và vai trò bạn muốn đảm nhận trong tương lai, bạn có thể dùng nhân sự thay thế chính mình và mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Bạn thấy ở phần sau của bài viết này, bạn có thể hiểu được những gì bạn đóng góp tốt nhất cho công ty và giúp bạn hiểu được đâu là kiến thức chuyên môn của mình thực sự cần thiết - và đâu là điểm không cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sớm được tự do khỏi doanh nghiệp của mình.
2. Bản mô tả công việc giúp bạn hệ thống hóa
Bạn đã bao giờ có suy nghĩ rằng “Nếu muốn công việc được hoàn thành tốt, phải tự mình làm”? Đó cũng là lý do có những người làm 10-15-20 năm trong doanh nghiệp của mình mà vẫn không phát triển được. Các hệ thống sẽ đem lại điều kỳ diệu: "Nếu bạn muốn công việc được hoàn thành đúng, hãy đặt hệ thống thích hợp vào đúng vị trí. HỆ THỐNG là thứ giúp bạn tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc.
Nếu bạn muốn đạt được một điều gì đó to lớn, bạn không thể làm tất cả những công việc nhỏ chiếm nhiều thời gian. Việc hệ thống hóa có thể cho phép bạn mở rộng quy mô.
Xem thêm: Quản lý thời gian để thực sự làm chủ doanh nghiệp của mình?
Trên thực tế, bạn cần có hệ thống tại chỗ và bạn cần người tại chỗ để vận hành hệ thống nhằm mở rộng quy mô. Khi bạn dành thời gian để phát triển hệ thống và thuê đúng người để vận hành những hệ thống đó, bạn có thể đảm bảo công việc được hoàn thành đúng lúc mọi lúc và dành khoảng trống trong lịch trình của mình cho những ưu tiên lớn hơn.
Xem thêm: Làm thế nào để hệ thống hóa quy trình làm việc
3. Bản mô tả công việc giúp tập trung vào việc ưu tiên
Trước khi bạn có thể phát triển các hệ thống để thay thế các công việc nhỏ và tiết kiệm thời gian cho bạn, bạn phải biết mình đang dành toàn bộ thời gian để làm gì. Đây là lý do tại sao bạn cần một bản mô tả công việc. Khi bạn học cách viết bản mô tả công việc cho chính công việc của mình, bạn sẽ có một bức tranh rõ ràng hơn về những gì chủ doanh nghiệp đang dành phần lớn thời gian của mình. Sau đó, xác định những gì bạn sẽ làm và bắt đầu hệ thống hóa phần còn lại.
Tuy nhiên, cho đến khi bạn biết mình đang đi đâu và làm cách nào để đạt được điều đó, bạn không thể phát triển hệ thống. Vì vậy, nếu bạn chưa suy nghĩ về tầm nhìn tổng thể cho doanh nghiệp của mình và sứ mệnh của nó, hãy quay lại từ đầu.
Phát triển tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh của bạn trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác — đây là bước khởi đầu của bất kỳ doanh nghiệp vĩ đại nào và bất kỳ doanh nghiệp nào hy vọng sẽ mở rộng quy mô.
Cách viết mô tả công việc của riêng bạn
Bạn có thể thực hiện một số bước đơn giản để học cách viết bản mô tả công việc của riêng mình với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ:
Lập danh sách các công việc của bạn
Bước đầu tiên khá đơn giản. Hãy lập danh sách các công việc thường ngày bạn làm và tần suất bạn thực hiện chúng.Theo dõi mọi thứ từ trả lời email và tổ chức cuộc họp đến sắp xếp lịch của bạn, xem xét chi phí và trả lời các câu hỏi từ nhóm của bạn.
Bạn có thể ngạc nhiên về lượng thời gian của mình bị tiêu tốn cho những việc mà bạn thực sự không muốn làm. Mặc dù khó chịu, điều này là quan trọng để nhận ra và là chìa khóa để tạo bản mô tả công việc cho công việc bạn muốn.
Phân tích và tinh chỉnh danh sách của bạn
Tiếp theo, hãy xem kỹ danh sách này và tự hỏi bản thân một vài điều:
- Tôi có thích làm nhiệm vụ này không?
- Tôi có thực sự là người tốt nhất để dẫn đầu ở đây không?
- Việc người khác nắm quyền sở hữu nhiệm vụ này có khả thi không?
Mục tiêu của bước này là xác định những trách nhiệm bạn không muốn hoặc không cần thiết và loại bỏ chúng khỏi đầu của bạn.
Mô tả vai trò bạn muốn
Và cuối cùng, hãy mô tả vai trò mà bạn muốn có trong doanh nghiệp của mình và những trách nhiệm mà bạn muốn sở hữu.Điều này sẽ đặt nền tảng cho các nhiệm vụ bạn có thể hệ thống hóa hoặc bỏ qua và các nhiệm vụ bạn muốn kiểm soát.
Nó có thể khó lòng được hiện thực hóa chỉ trong ngày một ngày hai, đặc biệt nếu bạn đang điều hành một hoạt động một người hoặc một nhóm nhỏ, nhưng xác định được vai trò trong tương lai của mình sẽ giúp bạn thuê đúng người đảm nhận. Thêm vào đó, nó sẽ chuyển tư duy của bạn sang làm việc với vị trí mong muốn và giúp bạn đặt ra và hoàn thành các mục tiêu để đạt được điều đó.
Các yếu tố của một bản mô tả công việc hoàn hảo
Bây giờ, mọi mô tả công việc tuyệt vời đều có một vài yếu tố nhất quán. Để đảm bảo bạn đạt được tất cả các điểm phù hợp, tôi đã chia nó thành bốn phần.
Sử dụng những hộp kiểm này làm hộp kiểm khi bạn viết mô tả công việc của riêng mình, cho cả vai trò hiện tại và vai trò bạn muốn, và thay đổi chúng khi cần thiết khi bạn muốn vai trò của mình thay đổi.
Bản tóm tắt
Mô tả công việc của bạn nên bắt đầu bằng một bản tóm tắt về vị trí của bạn. Làm thế nào để những gì bạn làm hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh của bạn?
Loại bỏ bản thân khỏi vai trò trong giây lát và mô tả người lý tưởng cho công việc; họ làm gì, và làm thế nào để vai trò của họ phù hợp với tầm nhìn chung của công ty?
Trách nhiệm
Bây giờ bạn sẽ nhận được các nhiệm vụ mà bạn chịu trách nhiệm. Hãy nghĩ về những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành hàng ngày, hàng tháng và hàng năm để đáp ứng các mục tiêu của công ty và hướng tới tầm nhìn của bạn.
- Điều gì sẽ được mong đợi thường xuyên ở một người khác trong công việc này?
- Có bất kỳ vai trò độc đáo nào mà bạn đảm nhận thường không thuộc chức danh này không?
Hãy chi tiết và kỹ lưỡng để cung cấp cho bạn và bất kỳ ai thay thế bạn hoặc một số nhiệm vụ của bạn, càng rõ ràng càng tốt.
Điều quan trọng là phải bao gồm các trách nhiệm sẽ trông như thế nào khi công việc của bạn được hoàn thành thành công. Hiệu suất của bạn được đo lường trên cơ sở nào? Có các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cụ thể sẽ cực kỳ có lợi khi bạn cần thuê đúng người thay thế bạn và đánh giá hiệu suất của họ.
Bằng cấp
Nếu bạn đang thuê một người nào đó cho công việc của mình, họ sẽ cần những bằng cấp nào?
Liệt kê mọi khóa đào tạo đặc biệt, kỹ năng kỹ thuật, giáo dục, chứng chỉ và kinh nghiệm mà họ cần có để có thể thực hiện công việc này một cách đặc biệt.
Năng lực
Cuối cùng, bạn cần những năng lực nào để hoàn thành bản mô tả công việc của mình.
- Những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thành công là gì?
- Có những đặc điểm tính cách nào đó mà một người nào đó trong vai trò này cần không?
Giữ danh sách này cho các năng lực phải có hoặc sẽ được ưu tiên trong quán trình tuyển dụng. Những thành phần này trong mô tả công việc của chủ doanh nghiệp sẽ không chỉ giúp bạn hiểu rõ bạn muốn làm gì hàng ngày mà còn giúp tìm người thay thế khi đến thời điểm thích hợp. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ tự loại mình ra khỏi công việc kinh doanh. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể rời khỏi các hoạt động hàng ngày chiếm thời gian của bạn và giải phóng không gian để tập trung vào công việc kinh doanh từ một quan điểm lớn hơn, với những cơ hội lớn hơn.
Viết mô tả công việc của chủ doanh nghiệp là một bước quan trọng để cuối cùng mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn và đạt đến thời điểm này, nhưng vai trò của riêng bạn không phải là công việc duy nhất bạn cần mô tả. Bạn cũng nên sử dụng khuôn khổ trên để viết mô tả công việc cho mọi vai trò trong công ty của bạn. Nếu bạn muốn mọi người ủng hộ mục tiêu của mình và giúp mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn, thì điều này rất quan trọng.
Xem thêm: Lập bản mô tả công việc khi tuyển dụng
Khi bạn cung cấp sự rõ ràng về công việc là gì, nó được đo lường như thế nào và nó phù hợp với tổ chức như thế nào, nhân viên của bạn sẽ hoạt động tốt hơn và doanh nghiệp của bạn sẽ đi đúng hướng. Điều này bắt đầu bằng cách tạo một sơ đồ tổ chức.
Khi bạn đã hoàn thành những nhiệm vụ này, bạn đã hoàn thành sáu bước đầu tiên để mở rộng quy mô doanh nghiệp của mình . Điều này có nghĩa là bạn đang tận dụng các hệ thống để tạo ra nhiều sản lượng hơn với ít nỗ lực hơn. Khi bạn làm được điều này, bạn sẽ vững bước để tạo ra một doanh nghiệp thương mại, có lợi nhuận hoạt động mà không cần đến bạn. Mọi doanh nghiệp đều ở một giai đoạn duy nhất trong quá trình và phải đối mặt với những thách thức riêng, nhưng chiến lược này có thể hiệu quả với bạn bất kể bạn đang ở đâu. Nếu bạn tiếp tục phát triển, doanh nghiệp của bạn không thể phát triển. Hãy nghĩ theo cách này: bạn càng đầu tư để học được nhiều, bạn càng có thể kiếm được nhiều tiền.
Đây là lý do tại sao nhà huấn luyện doanh nghiệp tạo ra chương trình chia sẻ không thu phí: 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả để gặp gỡ bạn ở nơi bạn đang ở trong hành trình kinh doanh, giải quyết những thách thức của bạn, nêu bật điểm mạnh của bạn và cuối cùng là mở đường dẫn đến sự giàu có. Nếu bạn cần giúp về các vấn đề doanh nghiệp, hãy liên hệ với ActionCOACH Hanoi West để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Hẹn gặp lại tại sự kiện!
