ActionCOACH: 9 bước hệ thống hóa một doanh nghiệp
Định nghĩa về một doanh nghiệp thành công trong ActionCOACH đó là: “Một tổ chức thương mại sinh lời và tự vận hành hiệu quả mà không cần sự xuất hiện của chủ doanh nghiệp”. Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng về kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ là “Cỗ máy kiếm tiền tự động cho bạn không cần bạn” mà cỗ máy đó còn phải liên tục được mở rộng về quy mô để chiếm lĩnh thị trường. Không những thế, còn phải liên tục tích lũy vốn, kinh nghiệm, quảng bá thương hiệu và gia tăng khả năng cạnh tranh. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển bền vững theo năm tháng.
Ở Việt Nam, quan điểm “Không ai giàu ba họ, không ai khó ba đời” dường như ăn sâu vào tiềm thức mỗi con người, phương Tây cũng tồn tại quan điểm tương tự. Tuy nhiên trên thực tế, các ông chủ ở phương Tây đã đánh bại lời nguyền này và thực tế đã có nhiều doanh nghiệp tồn tại đến hàng trăm năm nay. Lý do để làm được điều đó là các chủ doanh nghiệp phương Tây rất chú trọng việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào người làm chủ hay các cá nhân nào đó (key person) trong doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều anh chị chủ doanh nghiệp chia sẻ với tôi là mình đã đến tuổi nghỉ hưu và rất muốn nghỉ ngơi nhưng vẫn chưa thể. Họ chưa tìm được người quản lý kế thừa, chưa biết công ty sẽ thế nào khi mình không có mặt ở đó.
Qua thực tế, khi trực tiếp tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho nhiều doanh nghiệp có thể nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp chúng ta có tình trạng không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Cũng có thể họ biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện. Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm 9 bước cơ bản sau:
1.Tầm nhìn
2. Sứ mạng
3. Giá trị cốt lõi và văn hóa
4. Hệ thống mục tiêu/Chiến lược
5. Sơ đồ tổ chức
6. Bảng mô tả công việc và KPI’s
7. Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn
8. Hệ thống phần mềm/tự động hóa
9. Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa
